Wij kennen de kneepjes van het vak. Als je geluk hebt, gaan jullie met een aantal het vrijgezellenfeestje organiseren. Echter meestal zal 1 iemand het initiatief moeten nemen. Je wordt uiteindelijk gebombardeerd door je vrienden (of je neemt zelf het initiatief) om voor je vriend of vriendin, collega, broer, zus, zwager, neef, nicht of noem maar op een vrijgezellenfeest te organiseren. En dan…je raadpleegt internet, komt tientallen websites tegen en ziet door de bomen het bos niet meer. Je besluit om anderen (nogmaals) om advies vragen, waar zij hebben geboekt, of checked social media. Het veld aan mogelijkheden wordt alleen maar groter.

Met onderstaande lijst trachten wij je handvatten te geven, om tot een tof vrijgezellenuitje te komen.

VOORBEREIDINGEN

1. Begin eerst na te denken wat de vrijgezel leuk vindt, want die staat centraal deze dag. Een bepaald tv programma, serie of film wellicht? Misschien wel een hobby, of eventueel een gekoesterde wens, of misschien wel een festival, concert of voetbalwedstrijd? Vindt hij of zij een activiteit wel leuk, of is de vrijgezel meer in voor enkel een hapje en drankje.
2. Misschien is nr. 1 makkelijk te bepalen, en dan is de vraag waar kan of wil je dat houden? Hopelijk kunnen wij iets voor jullie in Eindhoven betekenen, maar misschien moeten jullie wel naar de Ardennen, een pretpark of naar de kust.
   • Bepaal nu alvast de indicatie kosten! Dit kun je op internet vinden op vele websites.
3. Nr. 1 en 2 is inzichtelijk gemaakt, de volgende vraag is wie gaan er mee. Wie zou de vrijgezel op prijs stellen? Betreft het alleen directe vrienden / vriendinnen, of gaan ook familieleden, collega’s en/of teamgenoten mee? Omdat je meestal de vrijgezellenactiviteit geheim wilt houden, zul je rond moeten vragen. Bepaal in een klein clubje (soms met informatie van directe familie) wie mee gaan. Tip maak een Whatsapp groep aan!
4. En dan komt toch wel een belangrijke kwestie, wanneer ga je het vrijgezellenuitje houden. We hebben allemaal een volle agenda, we werken tegenwoordig 24/7 en hebben talrijke verplichtingen. Kies je voor een traditionele zaterdag, of is misschien zondag of vrijdagmiddag/avond een optie? Check ook altijd de drukte in de stad, misschien is er wel een groot evenement aan de gang. Dat kan leuk zijn, maar dan is de kans ook groot dat je met een vrijgezellengroep nergens terecht kan (restaurant, hotel, dans club ed.). Op de Whatsapp groep kan je de datum trachten te prikken, maar misschien is https://datumprikker.nl/ handiger.
5. Eigenlijk tegelijk tijdens de uitnodiging (punt 3 en 4), communiceer je tevens de indicatie kosten. De kosten oftewel verwachte bijdrage per deelnemer is een belangrijk onderdeel. Wij hebben vrijgezellengroepen die een aantal tientjes willen uitgeven (en een top dag hebben) tot wel honderd(en) euro’s. Soms is de bijdrage op basis van voorgaande vrijgezellenuitjes bij terugkerende vrijgezellen groepen wel bekend, echter geregeld zul je met de groep (punt 3) in overleg moeten gaan. Als je draagvlak wilt creëren en vrijwel iedereen erbij aanwezig wilt hebben, zul je duidelijkheid moeten geven.

Voorbeeld 1;

• • Voor de middag activiteit + proeverij tot 18.00 uur dien je circa €40 te betalen.
  • Mocht je (wegens omstandigheden) vanaf 18.00 uur aanhaken, voor het diner + drankjes dien je circa €50 te betalen.
  • De prijs is mede afhankelijk met hoeveel personen we zijn, als iedereen komt zal de prijs goedkoper uitvallen. Als mensen afhaken zal de prijs wat hoger liggen. Dit komt omdat de vrijgezel vrijgehouden wordt, en dat de activiteit een vaste prijs hanteert.

Voorbeeld 2;

• • Wij verzamelen op het station in Eindhoven. De eventuele reiskosten heen en terug zijn voor eigen rekening.
  • Voor de lunch, activiteiten, bbq en drankjes tot 22.00 uur verwachten wij €100 p.p. kwijt te zijn. Vanaf 22.00 uur worden er aparte potjes gemaakt, naar gelang wat ieder drinkt (sommigen gaan op tijd naar huis ivm de trein). Als uiteraard om 22.00 uur nog pot geld over is, verrekenen we dit of wordt dit nog na 22.00 uur met elkaar opgemaakt. Mocht onverhoopt blijken dat we tekort komen zullen we in de avond nog wat bij moeten lappen.
  • De vrijgezel houden we uiteraard deze dag vrij.
  • Voor degene die in Eindhoven wil gaan slapen dachten wij aan tweepersoonskamers in hotel …, de kosten met tweeën op een kamer, inclusief ontbijt bedraagt €120. Meld je aan als je hier gebruik van wilt maken.

Punt vijf vraagt vaak meer overleg en aanpassingen dan vaak wordt gedacht. Er zullen in vrijgezellengroepen personen zijn met een andere portemonnee. Sommige hebben ook andere behoeften, maar uiteindelijk moet de knoop doorgehakt worden. Immers kom je op een punt dat er een deadline is. Restaurants, activiteiten bureaus, tickets, hotels en andere locaties plaatsen niet onbeperkt opties. Vol is vol. Tip… begin dan ook vroeg met het organiseren van een vrijgezellenuitje, bij voorkeur zeker een half jaar ervoor.

TOP!

• Je activiteit(en), locatie en globale programma is bepaald
• Je hebt een datum en weet wie mee willen, budget is ook overeengekomen

Nu ga je (pas) concrete offertes aanvragen. Uiteraard kan je al bij punt 2 offertes opvragen, maar opties zijn dan waarschijnlijk al verlopen, de datum is al volgeboekt en de prijzen zijn incorrect (je dacht met 18 personen te komen, blijkt na punt 5 helaas vier personen af te vallen). Voorkom dus teleurstelling, vraag pas offertes op zodra je weet ook binnen 1 week de knoop door te hakken. Dit is een dikke tip vanuit ons….

BESLUIT EN BETALINGEN

Je offertes zijn binnen, je hebt je keuze gemaakt. Je gaat namens de groep bestellen. Een vaak onderschat uitgangspunt is dan de aanbetaling. Als je tickets wilt gaan kopen voor een concert, voetbalwedstrijd of je wilt hotelkamers, een groepsreservering in een restaurant, of een activiteit boeken, dan moet je vooruit betalen. Je staat voor een dilemma…. schiet je de aanbetaling voor de gehele groep voor, of jij met je mede organisatoren van het vrijgezellenuitje? Ons advies en dikke tip; meldt op het moment dat je overgaat tot bestelling van bijvoorbeeld 15 personen, in je groep Whatsapp dat eenieder bijvoorbeeld €50 vooruit moet betalen. Tegenwoordig is dit met meerdere betaalsystemen eenvoudig te verzorgen. Er zullen er genoeg zijn die het bedrag netjes overmaken, ervaring leert dat er altijd een aantal zijn die verstek laten. Ben dan resoluut, geef hem of haar een deadline en meldt dat er anders geen garantie is dat hij of zij mee kan doen of gaan. Plaats het bericht in de groep Whatsapp voor sociale groepsdruk 🙂 Als je duidelijk bent in de vooruit betaling van elke deelnemer, zullen ze allemaal betalen. Of je zult zien dat zij besluiten adhoc toch niet mee te gaan, jammer dan.

DAG VAN HET VRIJGEZELLENFEEST

• Communiceer in je Whatsapp groep waar iedereen hoe laat moet zijn; bij de vrijgezel thuis of ergens op locatie?
• Zorg dat je 15 minuten eerder communiceert dan dat je wenst, er komen altijd een aantal te laat.
• Als de vrijgezel op een externe locatie wordt verwacht, bedenk dan een list om hem/haar daar op die dag te krijgen (verrassingseffect). Veelal speelt de direct familie hierin een rol.
• Wil je de vrijgezel nog iets aan laten trekken? Bedenk wel dat hij/zij dat nooit leuk vindt (stiekem wel….) en dat op diverse locaties ‘s avonds jullie geweerd worden. Vrijgezellengroepen zijn tegenwoordig in kroegen en clubs niet vaak welkom.